I.P.S. Velso Mucci

Operatore amministrativo-segretariale

Correlazione al Quadro europeo delle qualificazioni (QEQ/EQF): Livello 3

L’Operatore amministrativo-segretariale accoglie i clienti e fornitori di un’azienda, smista e archivia la corrispondenza in entrata e in uscita e si occupa della registrazione, protocollazione e archiviazione di documenti. Può anche svolgere funzioni di supporto amministrativo, come fotocopiare, rispondere al telefono, preparare documenti e inviare ordini.

L’operatore amministrativo-segreteriale è ordinato, preciso ed affidabile; sa organizzare il proprio lavoro in funzione delle scadenze. Sa rapportarsi adeguatamente con la struttura amministrativa dell’azienda, con i clienti e i fornitori.

Competenze professionali specifiche

• Definire e pianificare attività da compiere sulla base delle istruzioni ricevute e/o della documentazione di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.) e del sistema di relazioni: utilizzare indicazioni di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.) e/o istruzioni per predisporre le diverse attività; applicare criteri di organizzazione del proprio lavoro relativi alle peculiarità delle attività da eseguire e dell’ambiente lavorativo/organizzativo; applicare modalità di pianificazione e organizzazione delle attività nel rispetto delle norme di sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale specifiche di settore; applicare metodiche e tecniche per la gestione dei tempi di lavoro; adottare procedure di monitoraggio e verifica della conformità delle attività a supporto del miglioramento continuo degli standard di risultato.
• Approntare strumenti, attrezzature e macchinari necessari alle diverse attività sulla base della tipologia di materiali da impiegare, delle indicazioni/procedure previste, del risultato atteso: individuare materiali, strumenti, attrezzature, macchinari per le diverse attività sulla base delle indicazioni di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.); applicare procedure e tecniche di approntamento strumenti, attrezzature, macchinari
• Monitorare il funzionamento di strumenti, attrezzature e macchinari, curando le attività di manutenzione ordinaria: applicare le tecniche di monitoraggio e verificare l’impostazione e il funzionamento di strumenti, attrezzature, macchinari; adottare modalità e comportamenti per la manutenzione ordinaria di strumenti, attrezzature, macchinari; utilizzare metodiche per individuare eventuali anomalie di funzionamento
• Predisporre e curare gli spazi di lavoro al fine di assicurare il rispetto delle norme igieniche e di contrastare affaticamento e malattie professionali: applicare procedure, protocolli e tecniche di igiene, pulizia e riordino degli spazi di lavoro; adottare soluzioni organizzative della postazione di lavoro coerenti ai principi dell’ergonomia
• Collaborare alla gestione dei flussi informativi e comunicativi con le tecnologie e la strumentazione disponibile: utilizzare i mezzi per ricevere, trasmettere e smistare comunicazioni interne ed esterne all’ufficio; applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione e archiviazione dei documenti d’ufficio cartacei e/o elettronici; adottare modalità di comunicazione per la gestione delle relazioni interne ed esterne all’azienda
• Redigere comunicazioni anche in lingua straniera e documenti sulla base di modelli standard per contenuto e forma grafica: applicare tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d’uso comune; verificare la rispondenza degli output agli obiettivi comunicativi prefissati; utilizzare applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni; identificare linguaggi e significati della comunicazione scritta e orale in lingua straniera
• Redigere, registrare e archiviare documenti amministrativo-contabili: identificare gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione; applicare tecniche di acquisizione, registrazione e archiviazione di documenti contabili anche con l’ausilio di software applicativi specifici; adottare procedure manuali e informatizzate per la redazione ed emissione dei documenti di compravendita; verificare la correttezza delle operazioni eseguite; effettuare incassi e pagamenti anche con servizi e strumenti informatici e telematici
• Curare l’organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro in coerenza con gli obiettivi e le necessità aziendali: individuare disponibilità e urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro; predisporre ambienti e strumentazioni adeguati per riunioni ed eventi; identificare costi e ricavi a preventivo per la verifica del budget a disposizione per trasferte, riunioni ed eventi di lavoro; adottare procedure per l’organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti.

Competenze tecnico-professionali

1. Definire e pianificare attività da compiere sulla base delle istruzioni ricevute e/o della documentazione di appoggio (documenti, procedure, protocolli, ecc.) e del sistema di relazioni
2. Approntare strumenti, attrezzature e macchinari necessari alle diverse attività sulla base della tipologia di materiali da impiegare, delle indicazioni/procedure previste, del risultato atteso
3. Monitorare il funzionamento di strumenti, attrezzature e macchinari, curando le attività di manutenzione ordinaria garantendo, a norma di legge, adeguati sistemi di protezione e sicurezza
4. Predisporre e curare gli spazi di lavoro al fine di assicurare il rispetto delle norme igieniche e di contrastare affaticamento e malattie professionali
5. Collaborare alla gestione dei flussi informativi e comunicativi con le tecnologie e la strumentazione disponibile
6. Redigere comunicazioni anche in lingua straniera e documenti sulla base di modelli standard per contenuto e forma grafica
7. Redigere, registrare e archiviare documenti amministrativo-contabili
8. Curare l’organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro in coerenza con gli obiettivi e le necessità aziendali
9. Operare secondo i criteri di qualità stabiliti dal protocollo aziendale, riconoscendo e interpretando le esigenze del cliente/utente interno/esterno alla struttura/funzione organizzativa
10. Operare in sicurezza e nel rispetto delle norme di igiene e salvaguardia ambientale, identificando e prevenendo situazioni di rischio per sé, per altri e per l’ambiente.

Descrizione della figura

L’Operatore amministrativo-segretariale interviene, a livello esecutivo, nel processo di amministrazione e gestione aziendale con autonomia e responsabilità limitate a ciò che prevedono le procedure e le metodiche della sua operatività. La qualificazione nell’applicazione/utilizzo di metodologie di base, di strumenti e di informazioni gli consentono di svolgere attività relative alla gestione, elaborazione, trattamento e archiviazione di documenti e comunicazioni di diverso tipo, anche di natura amministrativo-contabile, con competenze nella programmazione ed organizzazione di eventi e riunioni di lavoro.

Certificazione rilasciata

Il passaggio alla annualità successiva del percorso formativo e l’ammissione agli esami di accertamento finali, sono subordinate al raggiungimento degli obiettivi minimi previsti e alla frequenza di almeno il 75% del monte ore. Al termine del percorso sono previste delle prove finali teorico-pratiche, il cui superamento permette agli allievi di conseguire l’attestato di qualifica professionale.

CHE COSA SI IMPARA ATTRAVERSO IL PERCORSO?

Al termine del corso l’allievo sarà in grado di:

• applicare tecniche di rilevazione contabile
• effettuare operazioni di fatturazione
• elaborare documentazione amministrativa
• redigere documenti e lettere commerciali, anche in lingua straniera
• curare l’organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro
• svolgere pratiche di segreteria
• utilizzare procedure e strumenti informatici
• applicare le norme di igiene e sicurezza sul lavoro

CHE COSA SI PUÒ FARE AL TERMINE DEL PERCORSO?

L’operatore amministrativo-segreteriale può lavorare come impiegato amministrativo in diversi settori, prevalentemente in aziende private di piccole e medie dimensioni. In prospettiva, da un ruolo principalmente esecutivo, attraverso l’esperienza di lavoro o successive specializzazioni, potrà occuparsi di procedure più complesse e arrivare a ricoprire ruoli che richiedano un maggior grado di autonomia.

Al termine di un percorso di Formazione Professionale triennale è possibile proseguire gli studi frequentando un percorso di Istruzione al fine di conseguire un Diploma di Scuola Secondaria di Secondo grado: Servizi Commerciali (ex IPC aziendale).